Прокат звука Прокат света Прокат видео Прокат бэклайна Прокат сцены Портфолио Статьи Контакты

Как правильно организовать open air. Нюансы проведения опен эйра.

Итак, давайте по порядку... Open-air (опен эйр) - это вечеринка на открытом воздухе. Последнее время эти мероприятия пользуются все бОльшей популярностью. Выехать на выходные за город - природа, хорошая компания, активный отдых, танцы всю ночь напролет. В итоге - море впечатлений! Но как сделать так, чтобы Ваш опен эйр прошел на все 100%? Как организовать подобных отдых на природе?Какие нюансы в организации open air? На эти ( и не только) вопросы мы постараемся дать ответы в этой статье.

Если у Вас нет опыта проведения опен эйров, то не беритесь сразу за крупный проект. Начните с малых тусовок, на которых Вы можете набить шишки, опробовать разичные схемы управления приглашенными людьми, отработать организационные моменты. Замахиваться сразу на опен эйр в 1000 человек - идея рискованная.

С чего начать?

VКонцепция open-air

Для себя выделите главное - ЗАЧЕМ open-air будет проводиться, в чем будет его изюминка, чем Вы привлечете людей. Обычные танцы под луной уже не прокатывают. Людям интересны интерактивные шоу и тематические программы. Об этом надо задуматься в первую очередь, потому что именно от этого будет зависеть выбор ведущего, артистов, оформления и в итоге бюджет.

VПлан мероприятия

Далее надо составить подробный план мероприятия, по возможности с временными рамками: время заезда, размещение и обустройство, во сколько приедут артисты, сколько будет идти их программа, время выступленияя диджеев и т.д. Естественно, что этот план будет постоянно меняться и обновляться, но это упорядочит процесс подготовки к опен эйру.

VСоздание бизнес-модели

После того как Вы придумали тематику и идею своего опен-эйра, составили примерный план мероприятия, пора садиться за создание бизнес-модели (бизнес-план). 2000 человек это много... это люди, которые хотят пить, есть, ходить в туалет, иногда спать. Попробуйте представить, что Вы гость на опен-эйре, чтобы Вы хотели съесть, выпить, как отдохнуть, развлечься, пойти и т.д. Распишите все потребности на листе бумаги и рядом - как решается каждая задача. Далее - определяем стоимость билетов, стоимость услуг и стоимость продаваемых напитков/еды/воды/шариков и т.п. Не забудьте также расписать расходные статьи: откаты администрации, оплата охраны, оплата услуг прокатной компании (звук/свет/сцена), различные расходные материалы. Главное сделать это максимально подробно. А теперь самое прикольное - вычесть расходы из предполагаемой прибыли... осталось что-нибудь? ну тогда Вы успешный безмнесмен-ивентор! поехали дальше!

Выбор площадки

Один из самых основополагающих моментов - правильно выбрать площадку под предстоящее мероприятие. Помните, что Вам надо разместить запланированное количество гостей, автомобили приехавших, оставить место под сцену и танцпол, отделить место для активного и пассивного отдыха. Ну и конечно было бы неплохо, чтобы рядом были водоемы, причем достаточно крупные. Обращаю Ваше внимание на то, что обычно к июлю леса наши официально закрываются из-за пожароопасной обстановки, и надо будет согласовывать данный вопрос. Площадка выбрана? - Отлично! А теперь самый трудный шаг... согласовать запланированный опэн эйр с администрацией. Причем надо выбить именно письменное разрешение (предписание, постановление) мэра или муниципального образования. Для справки уточним, что можно выйти на руководство через отдел по делам молодежи и для начала проконсультироваться у них. На основе этого постановления перед Вами должны (по закону) открыться двери милиции, пожарной службы и медиков. Должны, но не обязаны!!! и даже если вдруг и выделят несколько милиционеров (хотя скорее всего скажут, что просто нет людей), то рвением к работе они отличаться не будут. Как вариант - обращение в частные охранные агентства, но это уже другие деньги (порядка 2000 р за ночь каждому охраннику).

Техническое обеспечение опен эйра

Пожалуй самая основная позиция. Обеспечить мероприятие звуком, светом, спецэффектами (всем тем, ради чего люди и собираются на опен-эйры) задача непростая и ответственная. Здесь по большому счету два варианта развития событий: либо приглашать команию, занимающуюся прокатом звукового и светового оборудования, либо купить оборудование в собственное пользование, если Вы занимаетесь (или планируете) организацией опен-эйра постоянно. Первый вариант хорош тем, что сложная техническая часть ложится на плечи профессионалов, таким образом Вы будете заниматься только своими организационными делами. С другой стороны - оплата аренды обобрудования в течение нескольких мероприятий выливается в довольно крупную сумму денег. Потому второй вариант выгоден для людей, которые занимаются опенами постоянно. Потратив деньги (пуская и много) один раз, за 5-6 мероприятий их можно отбить, а далее и получать прибыль с купленного оборудования.

Мы, в своей практике сталкиваемся с обоими вариантами - мы и даем оборудование в прокат, и занимаемся продажей оборудования. Для каждого обратившегося к нам человека выбираем оптимальный. Здесь очень понятная и открытая "экономика". Считается все быстро и просто - сранивается соотношение прибыль/затраты.

VЗвуковое оборудование

По-хорошему "количество" звука для улицы рассчитывается по количеству людей по простой формуле "30-40 Вт x 1 чел" (обращу ваше внимание, что это наш формульный вывод исходя из опыта работы, и предназачен для расчета звука именно на открытых площадках... помните, что если нужен клубный звук на улице - мощность звукоусилительного комплекса должна быть еще больше). Исходя из этого нужно выбирать комплект звукового оборудования. Если open-air проходит в формате "встреча старых друзей" и количество приглашенных составляет 100 человек, то вполне хватит 6-8 КВт. Если же это более крупная тусовка, то и звуковой комплект нужен соответствующий. Здесь очень много тонкостей и нюансов, которые должны решать только профессионалы. Звук - это колебание воздуха, которое можно абсолютно точно просчитать. Фразы "да этого хватит, мы так всегда работаем" не должны звучать в процессе обсуждения. Вообще для организаторов различных мероприятий стоит уже запомнить и уяснить для себя, что звук измеряется не в кВт ("утюг тоже кВт, но не играет"), а в dB. Есть такое понятие как звуковое давление и зона равномерного покрытия. Очень часто при общении с заказчиками я провожу аналогию с автомобилями: наша "семерка" имеет объем двигателя 1,6л при 80 л.с., а корейская иномарочка типа kia при том же объеме выдает уже 127 л.с. Поэтому стоит выбирать не умозрительные "киловатты звука" (которые еще и по-разному посчитать можно), а систему звукоусиления, которая способна озвучить данную площадку. Также не стоит забывать про райдеры приглашенных артистов, заранее стоит обговорить какое звукотехническое оборудование им необходимо. Стоит уточнить какими моделями "вертушек" будут пользоваться диджеи, какие и сколько сценических мониторов необходимо.

Прокат аренды звука света

VСветовое оборудование

Здесь все зависит от Вашей фантазии, вкуса и размера кошелька. Вообще все световое оборудование можно условно разделить на несколько групп: заливной, сканирующий, полного вращения (головы). Никто не запомнит концерт или выступление диджея, если действо проходило на еле-еле освещенной сцене, где моргала пара диодных китайских фонариков. Световое шоу - относится к разряду запоминающихся, поэтому не стоит экономить на этом. Зритель здесь очень просто выбирает - "красиво или НЕ красиво". Если не красиво, то это событие и не отложится в памяти, а значит вы потеряли возможного постоянного клиента. Не стоит забывать о спецэффектах, которые несомнено добавят драйва в любую вечеринку: дым-машина, генератор мыльных пузырей, генератор снега, генератор пены и др. Здесь также есть много тонкостей... Так например, очень внимательно надо отнестись к лазерным системам, которые обычно имеют высокий класс опасности. От вашего внимания зависит здоровье посетителей мероприятия.

VСценические конструкции

Выступающие диджеи и артисты будут выгоднее смотреться на сцене, это бесспорно. Поскольку вечеринка проходит на открытом воздухе и природа может подкинуть любой сюрприз обратите внимание на наличие тентовой крыши у заказанных Вами сценических конструкций. Акустическая система тоже не любит дождик, поэтому стоит предусмотреть водонепроницаемые накидки. На худой конец можно использовать торговые палатки для защиты от осадков, но смотреться это будет уже на порядок ниже.

Прокат аренды сцены

VЭлектроснабжение

Самое первое и самое важное!!!! - ЗАЗЕМЛЕНИЕ - Оно должно быть обязательно и исправно функционировать. Как вы понимаете, на уличных мероприятиях обычно используются генераторы. Если вы заказываете звук/свет в прокатной компаний, то лучше всего и заказать у них же генераторы. Так будет гораздо больше шансов на стабильную работу. Да и отмазаться, "мол, напряжение скакало, поэтому звук плавал, а фонари светили тускло", уже не особо получится ))) Если же вы используете свои генераторы и электростанции, то надо заранее просчитать всех потребителей электричества, сделать надо это тщательно и с запасиком. Лишь потом уже отправляться на поиски нужной "тарахтелки"

Питание

Имейте ввиду, что если Вы планируете продажи съестного, приготовляемого на месте, нужен человек (у лучше юридическое лицо), имеющий лицензию на это. И даже если просто сникерсами барыжить, должен быть человек, имеющий лицензию на выездную продажу продуктов питания. Такая же песня и с продажей алкоголя - наличие лицензии обязательно, иначе не миновать проблем в органами правопорядка. Про то, что у продавцов должны быть на руках при себе медицицинские книжки с соответствующими отметками, я вообще молчу. Но помните, что помимо алкоголя людям нужна и просто питьевая вода и техническая вода. И если кол-во людей переваливает за тысячу, то и воды/еды/алкоголя надо соответствующее кол-во.

Артисты, музыканты, диджеи, ведущие на опен-эйр

Артисты и музыканты - люди творческие и непредсказуемые. Конечно, хорошо пользоваться услугами уже проверенных людей. Сейчас существует много форумов, где люди обсуждают прошедшие опен-эйры и делятся своими впечатлениями и мнением. Обратите внимание на эти отзывы... ведь пьяный в хлам диджей к концу вечера Вам не нужен. Само собой выбор приглашенных "звезд" ложится на плечи организаторов.

Прочитали? - Перечитайте еще раз и подумайте, потянете ли Вы такое в роли организатора?


Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с разрешения автора

Телефон: 8(916)996-36-70 E-mail: rodin-sound@yandex.ru

наша страница в facebook наша страница в vkontakte наша страница в instagram наша страница в youtube